Grein þessi fjallar um starfsemi tilnefningarnefnda. Greinarhöfundar, sem skipa tilnefningarnefnd Arion banka, hafa mikla reynslu af tilnefningarferlum og samskiptum við fjárfesta í aðdraganda stjórnarkjörs. Fjallað er um ýmis sjónarmið sem komið hafa fram opinberlega varðandi starfsemi tilnefningarnefnda út frá sjónarhóli tilnefningarnefndar Arion banka auk þess sem verklag nefndarinnar er útskýrt.
Á síðustu vikum hafa flest stærstu fyrirtæki landsins haldið aðalfundi sína. Þessir árlegu fundir eru helsti vettvangur fjárfesta til að koma skoðunum sínum á framfæri og beita atkvæðisrétti sínum. Eitt það mikilvægasta sem hluthafar þurfa að gera á slíkum aðal- og hluthafafundum er að kjósa stjórn viðkomandi félags.
Mikill meirihluti skráðra félaga á íslenskum hlutabréfamarkaði hefur á síðastliðnum átta árum sett á laggirnar tilnefningarnefndir sem hafa það meginverkefni í aðdraganda aðalfunda að vinna að og leggja fram tillögu fyrir hluthafa um hverjir séu best til þess fallnir að sitja í stjórnum viðkomandi félaga.
Svo virðist sem almenn ánægja sé meðal íslenskra fjárfesta með tilkomu tilnefningarnefnda, og hlýtur það að byggja á þeirri skoðun að með tilkomu nefndanna hafi ferlið við val stjórnarmanna orðið faglegra og gagnsærra en áður tíðkaðist.
Umbóta var þörf
Það virðist enda hafa verið til staðar töluverð þörf á umbótum í þessum efnum. Aðdragandi stjórnarkjörs var yfirleitt ekki mjög skipulagt ferli hér á árum áður; á stundum virðist það jafnvel hafa verið tilviljanakennt. Frambjóðendur buðu sig einfaldlega fram og listi yfir frambjóðendur var birtur hluthöfum fáum dögum fyrir fund og eftir að framboðsfrestur var runninn út. Ekkert formlegt hæfismat fór fram, engin hæfnisskilyrði lágu fyrir og engar upplýsingar um hver hæfileg stjórnarsamsetning gæti verið. Hluthafar, jafnt stórir sem smáir, voru því oft á tíðum illa upplýstir þegar að kosningu stjórnar kom. Það var því engin trygging fyrir því að vel tækist til við val á stjórnarmönnum - nema ef vera skyldi að stórir hluthafar tækju það til sín að finna út úr þessu með óformlegum samskiptum sín á milli, þó ekki væri nema rétt fyrir aðalfund. Yfirleitt þótti þetta takast bara ágætlega, en stundum ekki.
Með tilkomu tilnefningarnefnda hefur ferlið í aðdraganda stjórnarkjörs orðið mun skipulagðara. Hluthafar geta nú gengið að því vísu að fá í hendur greinargerð og ráðgjöf í aðdraganda aðalfunda sem er ætlað að skapa forsendur fyrir upplýstri ákvarðanatöku á aðalfundi. Tilnefningarnefndir hafa því fest sig í sessi á tiltölulega skömmum tíma.
Kostir og gallar tilnefningarferla
En þetta er einmitt skammur tími. Nefndirnar sjálfar hafa verið að þroskast með árunum og ná betri tökum á verkefnum sínum og verklagi. Fjárfestar hafa líka þurft tíma til að venjast formlegri tilnefningarferlum og læra betur að nýta sér þau. Við bætist að umgjörð, regluverk og verklag tilnefningarnefnda er mismunandi meðal skráðra félaga. Það kemur því ekki á óvart að töluverð umræða hefur verið um kosti og galla tilnefningarnefnda síðustu árin og skiptar skoðanir hafa komið fram um ágæti þeirra.
Þau álitamál og sjónarmið sem fram hafa komið á síðustu árum um störf og fyrirkomulag tilnefningarnefnda eru einna helst þau að vald tilnefningarnefnda sé of víðtækt, að iðulega fari stjórnarkjör fram í samræmi við tillögu tilnefningarnefnda, og að þar með hafi hluthafar í raun framselt atkvæðisrétt sinn til tilnefningarnefnda.
Reynslan hefur sýnt að frambjóðendur sem ekki hljóta tilnefningu draga nær alltaf framboð sitt til baka sem leiðir af sér að sjálfkjörið er í stjórnir í samræmi við tillögu tilnefningarnefnda. Jafnvel í þeim tilvikum þar sem kosning fer fram er líklegt að stjórnarkjör fari fram í samræmi við tillögu tilnefningarnefndar. Þegar við bætist að frambjóðendur sem draga framboð sín til baka kjósa jafnframt iðulega að framboðs þeirra sé ekki getið í skýrslum tilnefningarnefnda fá hluthafar ekki að vita hvaða frambjóðendur aðrir voru í raun í boði, sem skapar vantraust. Fram hefur komið sú skoðun að betur færi á að tilnefningarnefndir skili hluthöfum rökstuddum umsögnum um alla þá frambjóðendur sem tilnefningarnefndir telja hæfa til stjórnarsetu og hluthafar fái að velja milli hæfra umsækjenda.
Þá hefur komið fram gagnrýni um að hluthafar hafi ekki tíma til að bregðast við, falli tillaga tilnefningarnefndar þeim ekki í geð af einhverjum ástæðum, þar sem skýrslur tilnefningarnefnda birtast iðulega skömmu áður en framboðsfrestur rennur út. Einnig hafa komið fram skiptar skoðanir á því hvernig skipan tilnefningarnefnda sé best fyrirkomið, og hvort hvort vel fari á því að stjórnarmenn sitji í tilnefningarnefndum eður ei.
Æðsta valdið
Hluthafafundir fara með æðsta vald hlutafélaga. Valdapíramídinn er einfaldlega svona: Hluthafar kjósa stjórn, sem fer svo með æðsta valdið milli hluthafafunda. Stjórn ræður forstjóra og forstjóri ræður æðstu stjórnendur og svo koll af kolli. Tilnefningarnefndir eru til þess gerðar að veita hluthöfum afar mikilvæga ráðgjöf varðandi hvaða einstaklingar séu best til þess fallnir að sitja í stjórn, hverjum sé best treystandi til að taka stöðu efst í valdapíramídanum og fara með hið æðsta vald á milli hluthafafunda. Tilnefningarnefndir eiga eðli málsins samkvæmt að starfa fyrir hluthafa og með hagsmuni hluthafa í huga.
Það virðist því blasa við að best fari á því að skipan tilnefningarnefnda fari fram á árlegum hluthafafundi, að hluthafar kjósi þar einstaklinga í tilnefningarnefnd með sínu æðsta valdi, til þess að sinna þessu mikilvæga verkefni sem tilnefningarferlið er. Að sama skapi virðist augljóst að sitjandi stjórnarmenn eiga ekki heima í tilnefningarnefndum sem hafa það verkefni að meta hvaða einstaklingar séu best til þess fallnir að sitja í stjórn hverju sinni. Við slíkar aðstæður hættir valdapíramídinn að virka og hætta myndast á því að traust hluthafa á tilnefningarferlinu þverri.
Skilvirk samskipti milli tilnefningarnefnda og hluthafa
Traust er einmitt lykilorðið í þessum efnum. Skilvirk samskipti milli hluthafa og tilnefningarnefndar – sem vel að merkja hefur verið kosin beint af hluthöfum – eru til þess fallin að búa til aukið traust hluthafa á tilnefningarferlinu. Lítil eða óskilvirk samskipti bjóða hins vegar heim vantrausti.
Tilnefningarnefnd Arion banka hefur í störfum sínum síðastliðin ár lagt mikla áherslu á að eiga góð samskipti við hluthafa á meðan tilnefningarferli standa yfir. Tilnefningarnefnd Arion banka birtir jafnan við upphaf tilnefningaferlis tilkynningu í kauphöll þar sem hluthöfum bankans er boðið að setja sig í samband við nefndina og koma sjónarmiðum sínum og ábendingum á framfæri. Hluthafar bankans eru reyndar rúmlega 10 þúsund talsins en tilnefningarnefnd leggur sérstaka áherslu á að eiga gagnvirk samskipti við a.m.k. 20 stærstu hluthafa bankans, sem samanlagt fara með um 2/3 hlutafjár. Boð um bókun fundar með nefndinni er ítrekað með tölvupósti til stærstu hluthafa.
Tilnefningarnefnd Arion banka hefur á þessum fundum með stærstu hluthöfum bankans farið yfir mat sitt á öllum frambjóðendum til stjórnar, fært rök fyrir tilnefningum sínum og móttekið sjónarmið hluthafa. Mat nefndar hefur birst í matstöflu þar sem þekking, færni og reynsla allra frambjóðanda til stjórnar hefur verið metin á grundvelli fjölmargra matsþátta, hæfnisskilyrða og tiltekinna viðmiða tilnefningarnefndar hvað matseinkunnir varðar.
Þá hefur nefndin, í samræmi við auknar lögbundnar skyldur sem hvíla á tilnefningarnefndum í kerfislega mikilvægum fjármálafyrirtækjum, lagt mat á frammistöðu stjórnar og forstjóra, þekkingu, færni og reynslu stjórnarmanna og stjórnenda, sem og stjórnar í heild sinni hvað varðar skipulag, samsetningu og stærð hennar. Mat nefndar er m.a. byggt á árangursmati stjórnar og stjórnenda og viðtölum við stjórnarmenn og stjórnendur.
Farið hefur verið yfir niðurstöður nefndarinnar hvað þessi atriði varðar á fundum með stærstu hluthöfum bankans, sem yfirleitt eru haldnir 5-6 vikum fyrir aðalfund. Að loknum fundum hafa hluthafar fengið sent minnisblað sem inniheldur meginatriði umfjöllunar tilnefningarnefndar. Þetta er gert til að auðvelda hluthöfum umfjöllun og ákvörðunartöku en þessi samskipti nýtast líka vel þeim hluthöfum sem af einhverjum ástæðum áttu ekki tök á að halda fundi með tilnefningarnefndinni. Loks er skýrsla tilnefningarnefndar birt opinberlega og hefur þess verið gætt að birta hana a.m.k. einni viku áður en lögbundinn framboðsfrestur rennur út.
Það er vissulega algengur og óheppilegur fylgifiskur tilnefningarferla að frambjóðendur sem ekki hljóta tilnefningu dragi framboð sitt til baka. Það er hins vegar réttur hvers og eins frambjóðanda, sem ekki er unnt að takmarka.
Ef tilnefningarnefndir skiluðu ekki af sér tilnefningum, heldur umsögnum um alla þá frambjóðendur sem tilnefningarnefndir mátu hæfa til stjórnarsetu, yrði ekki tryggt að kosning myndi skila nauðsynlegri fjölhæfni og þekkingu innan stjórna. Dæmi um þetta gæti verið að af tíu hæfum frambjóðendum hlytu fimm einstaklingar með sams konar einhliða bakgrunn flest atkvæði hluthafa á aðalfundi og væru því allir kjörnir til stjórnarsetu en aðrir frambjóðendur sem hefðu fært stjórninni nauðsynlega fjölhæfni hlytu ekki kosningu. Kynjajafnvægi væri líka ekki tryggt en þá kæmi reyndar til endurkjörs í samræmi við ákvæði samþykkta.
Í þessum efnum, sem og öðrum sem kunna að valda vantrausti hluthafa á tilnefningarferlum, er lykilatriði að stærstu hluthafar hvers félags hafi átt skilvirk samskipti við tilnefningarnefnd á meðan tilnefningarferlið stóð yfir. Það hvílir í raun sú ábyrgð á stærstu hluthöfum félaga að sinna þessu vel, þó ekki væri nema fyrir hönd smærri hluthafa, sem jafnvel skipta þúsundum. Í skýrslum tilnefningarnefnda má sjá dæmi þess að einungis örfáir stórir hluthafar hafa þegið boð tilnefningarnefnda um samtal, eða átt frumkvæði að samskiptum. Hér þurfa ábyrgir fjárfestar að axla ábyrgð og gera betur.
Skipan tilnefningarnefnda
Einungis tveimur hlutafélögum hér á landi ber lagaleg skylda til að starfrækja tilnefningarnefndir: Arion banka og Íslandsbanka. Sú lagaskylda var innleidd í lög nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki árið 2023, og var liður í innleiðingu á evrópsku regluverki, hvers meginmarkmið var að efla stjórnarhætti, áhættustýringu og gagnsæi innan fjármálakerfisins. Lagaskyldan tekur einungis til kerfislega mikilvægra fjármálafyrirtækja, sem nánar tiltekið eru þrjú talsins hér á landi, en Landsbankinn er undanþeginn lagaskyldunni sökum opinbers eignarhalds.
Velta má fyrir sér hvort skylda um starfrækslu tilnefningarnefnda í stórum og/eða skráðum almenningshlutafélögum í dreifðri eignaraðild eigi ekki erindi í lög um hlutafélög, til að tryggja betri og nútímalegri stjórnarhætti og fjárfestavernd.
Tilurð tilnefningarnefnda hér á landi má rekja til Leiðbeininga um stjórnarhætti fyrirtækja, gefnum út af Viðskiptaráði, Samtökum atvinnulífsins og Nasdaq Iceland. Flest skráð félög hafa tekið meginatriði leiðbeininganna sem lúta að starfsrækslu tilnefningarnefnda upp í samþykktir sínar, stjórnarháttayfirlýsingar og starfsreglur, en með mismunandi hætti þó. Nokkur skráð almenningshlutafélög hafa ákveðið að setja ekki á laggirnar tilnefningarnefnd en þeim fer fækkandi – dropinn hlýtur að hola steininn að lokum.
Umræddar leiðbeiningar sem lúta að tilnefningarnefndum voru síðast uppfærðar 2021 og velta má fyrir sér hvort tími sé til kominn að uppfæra þær í ljósi reynslu síðustu ára, t.d. hvað varðar eftirfarandi:
Höfundar: Júlíus Þorfinnsson, Auður Bjarnadóttir og Sigurbjörg Ólafsdóttir, meðlimir tilnefningarnefndar Arion banka.